1. O czym jest ta polityka

Niniejsza Polityka prywatności wyjaśnia, jakie dane osobowe są przetwarzane w ramach JoinZone.pl, kto odpowiada za te dane, w jakich celach są wykorzystywane, komu mogą być przekazywane, jak długo są przechowywane oraz jakie prawa przysługują użytkownikom.

Polityka dotyczy usług dostępnych w następujących domenach:

• joinzone.pl - strona informacyjna marki,
• zapis.joinzone.pl - konta uczestników, formularze i zapisy,
• panel.joinzone.pl - panel organizatorów,
• administracja.joinzone.pl - administracja platformy,
• media.joinzone.pl - pliki, zdjęcia, dokumenty i avatary.

JoinZone służy do prowadzenia zapisów na wydarzenia, szkolenia i usługi. Uczestnik może dokonać zapisu bez konta albo skorzystać z konta i zapisanych profili.

Zasady korzystania z platformy opisuje osobny dokument: Regulamin JoinZone.pl.

2. Administrator danych i kontakt

Administratorem danych związanych z działaniem platformy JoinZone jest:

Hello World Systems Szymon Kalinowski
jednoosobowa działalność gospodarcza
ul. Skowronkowa 2
55-080 Pełcznica
NIP: 9491936105
REGON: 361147350

Kontakt w sprawach prywatności i realizacji praw:

• e-mail: rodo@joinzone.pl,
• telefon: 600 590 049,
• adres korespondencyjny: ul. Skowronkowa 2, 55-080 Pełcznica.

Administrator nie wyznaczył Inspektora Ochrony Danych. Osobą kontaktową w sprawach ochrony danych jest Szymon Kalinowski.

3. Operator platformy a organizator

3.1. Operator JoinZone

Operator JoinZone jest administratorem danych przetwarzanych w związku z działaniem samej platformy, w szczególności przy:

• tworzeniu i prowadzeniu konta uczestnika,
• tworzeniu i prowadzeniu konta organizatora,
• logowaniu i utrzymywaniu sesji,
• prowadzeniu profili uczestników,
• wysyłaniu wiadomości transakcyjnych,
• obsłudze usuwania i przywracania konta,
• zapewnianiu bezpieczeństwa i ciągłości działania platformy,
• obsłudze technicznej, rozliczeniowej i prawnej platformy.

3.2. Organizator wydarzenia, szkolenia lub usługi

Organizator jest odrębnym administratorem danych zbieranych w formularzu konkretnego wydarzenia, szkolenia lub usługi. To organizator decyduje między innymi:

• jakie pola znajdą się w formularzu,
• które dane są wymagane,
• w jakim celu dane są zbierane,
• jaka jest podstawa prawna przetwarzania,
• jak długo dane będą przechowywane,
• komu dane mogą zostać udostępnione,
• czy wydarzenie jest przeznaczone dla osób niepełnoletnich,
• czy formularz obejmuje szczególne kategorie danych.

Dane organizatora i jego informacja o przetwarzaniu danych powinny być dostępne na stronie wydarzenia lub przy formularzu zapisu.

3.3. JoinZone jako podmiot przetwarzający

W zakresie danych zbieranych przez organizatora w jego formularzu operator JoinZone przechowuje zgłoszenia i udostępnia je organizatorowi w panelu. W tym zakresie operator działa jako podmiot przetwarzający dane na polecenie organizatora.

Szczegółowe zasady powierzenia przetwarzania danych określa umowa powierzenia zawierana elektronicznie przy rejestracji lub aktywacji konta organizatora, jako odrębny dokument albo załącznik do Regulaminu dla organizatorów.

4. Jakie dane przetwarzamy

4.1. Rejestracja i konto uczestnika

• imię i nazwisko,
• adres e-mail,
• numer telefonu - jeżeli użytkownik go poda,
• hasło przechowywane w postaci bezpiecznego skrótu, a nie w postaci jawnej,
• informacja o zaakceptowaniu Regulaminu i zapoznaniu się z Polityką prywatności,
• status konta i data weryfikacji adresu e-mail,
• informacje związane z usunięciem albo przywróceniem konta.

4.2. Logowanie przez Google i Facebook

Przy logowaniu przez Google możemy otrzymać:

• identyfikator konta Google,
• adres e-mail,
• imię i nazwisko,
• zdjęcie profilowe.

Przy logowaniu przez Facebook możemy otrzymać:

• identyfikator konta Facebook,
• adres e-mail, jeżeli został udostępniony,
• podstawowe informacje profilu publicznego.

Jeżeli dostawca logowania nie udostępni adresu e-mail, użytkownik może zostać poproszony o jego uzupełnienie w JoinZone.

4.3. Profile uczestnika

• etykieta profilu,
• imię i nazwisko,
• adres e-mail kontaktowy,
• numer telefonu,
• data urodzenia,
• dodatkowe dane zapisane przez użytkownika w profilu.

4.4. Zgłoszenia na wydarzenia, szkolenia i usługi

Zgłoszenie może zawierać:

• powiązanie z wydarzeniem, kontem i profilem,
• odpowiedzi wpisane do formularza organizatora,
• status zgłoszenia,
• status płatności,
• wybrany termin lub przedział czasowy,
• inne informacje wymagane przez organizatora w danym formularzu.

Zakres danych zależy od konfiguracji formularza przez organizatora.

4.5. Dane organizatora

• imię i nazwisko oraz dane kontaktowe,
• dane firmy i forma prawna,
• NIP i dane potrzebne do rozliczeń,
• numer rachunku bankowego,
• dane odbiorcy przelewu,
• numer telefonu odbiorcy płatności BLIK,
• instrukcje płatności i ustawienia wydarzeń,
• dane zapisane w formularzach i konfiguracji panelu.

4.6. Pliki

W zależności od używanych funkcji platforma może przechowywać:

• zdjęcia i avatary,
• dokumenty organizatorów,
• pliki związane z wydarzeniami, usługami i zgłoszeniami.

4.7. Dane techniczne

W celu działania i zabezpieczenia platformy możemy przetwarzać:

• adres IP,
• datę i godzinę żądania,
• adres odwiedzanej strony,
• informacje o przeglądarce i systemie,
• identyfikatory sesji,
• informacje o błędach, próbach logowania i zdarzeniach bezpieczeństwa.

5. Cele i podstawy prawne

6. Czy podanie danych jest obowiązkowe

Dane oznaczone jako wymagane są potrzebne do utworzenia konta, dokonania zapisu, przeprowadzenia płatności albo wykonania innej wybranej czynności.

Dane oznaczone jako opcjonalne można pozostawić puste.

Organizator odpowiada za to, aby wymagany zakres danych był adekwatny i nie był większy niż potrzebny do obsługi wydarzenia, szkolenia lub usługi.

7. Logowanie, reCAPTCHA i sprawdzanie bezpieczeństwa hasła

JoinZone może korzystać z następujących usług:

• Google OAuth - logowanie za pomocą konta Google,
• Facebook Login - logowanie za pomocą konta Facebook,
• Google reCAPTCHA v3 - ochrona formularzy przed automatycznymi nadużyciami,
• Have I Been Pwned - opcjonalne sprawdzanie, czy hasło pojawiło się w znanych wyciekach.

Przy sprawdzaniu hasła w Have I Been Pwned nie jest wysyłane pełne hasło. Sprawdzenie wykorzystuje fragment jego skrótu zgodnie z metodą k-anonimowości.

8. Płatności

8.1. PayU

JoinZone udostępnia produkcyjne płatności online obsługiwane przez PayU. W celu realizacji płatności do PayU przekazywane są dane niezbędne do utworzenia i rozliczenia transakcji, w szczególności dane odbiorcy, tytuł, kwota, identyfikator transakcji oraz dane wymagane przez wybraną metodę płatności.

Administratorem danych przetwarzanych przez PayU w celu wykonania transakcji płatniczej, informowania o jej statusie, rozpatrywania reklamacji i wykonania obowiązków prawnych jest:

PayU S.A.
ul. Grunwaldzka 186
60-166 Poznań

Szczegółowe informacje są dostępne w polityce prywatności i zasadach płatności PayU, prezentowanych podczas procesu płatności.

8.2. Płatności offline

Organizator może również udostępnić:

• tradycyjny przelew,
• kod QR zgodny ze standardem bankowym,
• płatność BLIK na numer telefonu,
• własne instrukcje płatności.

Organizator odpowiada za prawidłowość danych do płatności, rozliczenie z uczestnikiem i aktualizację statusu płatności.

9. Google Docs i Google Drive

Planowane jest udostępnienie organizatorom możliwości połączenia konta Google oraz wykorzystywania dokumentów Google Docs i Google Drive w mechanizmach generowania i edycji dokumentów.

Do czasu uruchomienia tej funkcji JoinZone nie przetwarza danych użytkownika w Google Docs ani Google Drive w ramach tej integracji.

Przed uruchomieniem integracji zakres uprawnień, rodzaje dokumentów, okres przechowywania i zasady odłączenia konta zostaną opisane w aktualizacji tej Polityki.

10. Odbiorcy danych

Dane mogą być przekazywane następującym kategoriom odbiorców:

• organizatorowi wydarzenia, szkolenia lub usługi,
• Hello World Systems Szymon Kalinowski jako dostawcy hostingu i infrastruktury,
• Hello World Systems Szymon Kalinowski jako operatorowi poczty i SMTP,
• PayU S.A. przy płatnościach online,
• Google przy logowaniu Google, reCAPTCHA oraz po przyszłym uruchomieniu integracji dokumentów,
• Meta Platforms przy logowaniu przez Facebook,
• Have I Been Pwned przy opcjonalnym sprawdzaniu hasła,
• dostawcom usług technicznych, serwisowych, prawnych i księgowych,
• organom publicznym, jeżeli obowiązek przekazania danych wynika z prawa.

11. Lokalizacja infrastruktury i transfery poza EOG

Własna infrastruktura hostingowa i pocztowa JoinZone jest obsługiwana przez Hello World Systems Szymon Kalinowski i znajduje się w Polsce, w lokalizacji prowadzenia działalności operatora.

Korzystanie z usług Google, Meta i Have I Been Pwned może jednak powodować przetwarzanie danych poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. W takim przypadku dostawcy powinni stosować odpowiednie mechanizmy prawne, takie jak decyzja stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony, Ramy Ochrony Danych UE-USA albo standardowe klauzule umowne.

12. Jak długo przechowujemy dane

12.1. Konto uczestnika

Dane konta są przechowywane przez czas korzystania z konta.

Po potwierdzeniu usunięcia konta:

1. konto zostaje oznaczone jako oczekujące na usunięcie,
2. rozpoczyna się 7-dniowy okres karencji,
3. w czasie karencji użytkownik może przywrócić konto,
4. po upływie karencji konto jest usuwane z aktywnego systemu, z uwzględnieniem obowiązków prawnych i kopii zapasowych.

12.2. Profile

Profile są przechowywane do czasu ich usunięcia przez użytkownika albo do czasu usunięcia konta.

12.3. Zgłoszenia

System nie stosuje jednego automatycznego terminu usuwania wszystkich zgłoszeń. Organizator powinien ustalić okres odpowiedni dla celu konkretnego wydarzenia.

Po zakończeniu umowy z organizatorem dane mogą być przechowywane wyłącznie tak długo, jak istnieje cel i podstawa prawna ich przechowywania, w szczególności potrzeba rozliczenia wydarzenia, realizacji obowiązku prawnego lub obrony przed roszczeniami. Dane są usuwane na uzasadnione żądanie, jeżeli nie istnieje podstawa do dalszego przetwarzania.

12.4. Pliki

Pliki nie mają obecnie jednego automatycznego terminu usuwania wyłącznie na podstawie wieku. Są przechowywane do czasu ich usunięcia przez uprawnionego użytkownika lub organizatora, usunięcia konta, zakończenia celu ich używania albo wystąpienia obowiązku ich usunięcia.

12.5. Logi

Logi serwera, aplikacji i bezpieczeństwa są przechowywane przez okres do 6 miesięcy, chyba że dłuższe przechowywanie jest konieczne do wyjaśnienia incydentu, ochrony przed roszczeniami albo wykonania obowiązku prawnego.

12.6. Kopie zapasowe

Kopie zapasowe są wykonywane codziennie i przechowywane przez okres do 3 miesięcy. Dane usunięte z aktywnego systemu mogą pozostać w zaszyfrowanych kopiach do czasu zakończenia ich normalnego cyklu rotacji.

12.7. Rozliczenia i roszczenia

Dane wymagane przez przepisy podatkowe, księgowe lub potrzebne do dochodzenia albo obrony roszczeń mogą być przechowywane przez okres wynikający z przepisów i właściwych terminów przedawnienia.

13. Prawa użytkownika

W zależności od sytuacji użytkownik może żądać:

• dostępu do swoich danych i otrzymania ich kopii,
• sprostowania danych,
• usunięcia danych,
• ograniczenia przetwarzania,
• przeniesienia danych,
• wniesienia sprzeciwu,
• wycofania zgody, jeżeli przetwarzanie opiera się na zgodzie.

Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

W sprawach konta JoinZone, logowania, profili, bezpieczeństwa platformy i usunięcia konta należy pisać na rodo@joinzone.pl.

W sprawach treści formularza, celu zbierania danych, udziału w wydarzeniu, płatności na rzecz organizatora albo usunięcia konkretnego zgłoszenia należy w pierwszej kolejności skontaktować się z organizatorem.

14. Zgłoszenia bez konta

Uczestnik może dokonać zapisu bez tworzenia konta.

W takim przypadku:

• dane z formularza są przekazywane organizatorowi,
• organizator jest administratorem danych zgłoszenia,
• JoinZone przechowuje dane jako podmiot przetwarzający,
• uczestnik nie korzysta z profili i funkcji przypisanych do konta.

Żądania dotyczące zgłoszenia bez konta są obsługiwane przez biuro JoinZone pod adresem rodo@joinzone.pl. Jeżeli za realizację żądania odpowiada organizator, biuro przekazuje żądanie właściwemu organizatorowi albo wskazuje użytkownikowi jego dane kontaktowe.

Przed realizacją żądania możemy poprosić o informacje potrzebne do potwierdzenia, że żądanie składa osoba, której dotyczy zgłoszenie.

15. Osoby niepełnoletnie

JoinZone nie jest platformą kierowaną przede wszystkim do osób niepełnoletnich.

Jeżeli wydarzenie nie jest przeznaczone dla osób niepełnoletnich, organizator może określić ograniczenie wieku i odmówić przyjęcia zgłoszenia osoby, która nie spełnia warunków udziału.

Jeżeli wydarzenie jest przeznaczone dla dzieci lub młodzieży, organizator odpowiada za:

• ustalenie właściwej podstawy prawnej,
• przekazanie informacji rodzicowi, opiekunowi lub dziecku,
• uzyskanie zgody rodzica lub opiekuna, jeżeli jest wymagana,
• ograniczenie zakresu danych do niezbędnego minimum,
• ustalenie okresu przechowywania danych,
• zastosowanie środków chroniących interes osoby niepełnoletniej.

16. Szczególne kategorie danych

JoinZone nie wymaga standardowo danych o zdrowiu, pochodzeniu, poglądach, przekonaniach, biometrii, seksualności ani innych szczególnych kategorii danych.

Organizator może utworzyć własne pole formularza, ale jeżeli zamierza zbierać szczególne kategorie danych, musi posiadać odpowiednią podstawę z art. 9 RODO, wykazać niezbędność danych i odpowiednio poinformować uczestnika.

Dane platformy są przechowywane w zabezpieczonej bazie danych z zastosowaniem szyfrowania oraz kontroli dostępu. Szyfrowanie jest środkiem bezpieczeństwa i nie zastępuje wymaganej podstawy prawnej przetwarzania szczególnych kategorii danych.

17. Pliki cookie

17.1. Niezbędna sesja PHP

JoinZone korzysta z cookie sesji PHP potrzebnego między innymi do:

• utrzymania zalogowania,
• ochrony formularzy CSRF,
• obsługi procesu logowania społecznościowego,
• przechowywania komunikatów i stanu użytkownika.

Cookie sesyjne ma ustawienia HttpOnly, SameSite=Lax i ścieżkę „/”.

17.2. Usługi zewnętrzne

Cookies lub podobne technologie mogą pojawić się przy:

• logowaniu przez Google,
• logowaniu przez Facebook,
• działaniu Google reCAPTCHA.

Na dzień audytu JoinZone nie korzysta z Google Analytics, Hotjar, własnego piksela Facebooka ani innych wskazanych trackerów marketingowych.

Data ostatniego audytu cookies: 8 listopada 2026 r.

18. Wiadomości e-mail

JoinZone może wysyłać wiadomości transakcyjne związane z działaniem platformy:

• weryfikację adresu e-mail,
• wiadomość umożliwiającą reset hasła,
• potwierdzenie rozpoczęcia procesu usunięcia konta,
• potwierdzenie przywrócenia konta,
• potwierdzenia i powiadomienia związane ze zgłoszeniami,
• powiadomienia o statusie płatności, jeżeli dana funkcja jest używana,
• wiadomości techniczne i dotyczące bezpieczeństwa.

Wiadomości mogą być wysyłane z adresu noreply@joinzone.pl. Własna infrastruktura SMTP jest obsługiwana przez Hello World Systems Szymon Kalinowski w Polsce, w lokalizacji prowadzenia działalności operatora.

Polityka nie obejmuje marketingu e-mailowego. Wiadomości marketingowe mogą być wysyłane tylko po wdrożeniu odpowiedniej funkcji i zapewnieniu wymaganej podstawy prawnej.

19. Bezpieczeństwo

Stosowane środki bezpieczeństwa obejmują w szczególności:

• przechowywanie haseł w postaci skrótów generowanych przez funkcję password_hash,
• szyfrowanie bazy danych i kopii zapasowych,
• ochronę formularzy tokenami CSRF,
• cookies sesyjne z ustawieniami HttpOnly i SameSite=Lax,
• weryfikację adresu e-mail,
• ochronę formularzy przez reCAPTCHA,
• kontrolę uprawnień w panelach,
• oddzielenie domen uczestników, organizatorów, administracji i plików,
• codzienne kopie zapasowe przechowywane przez 3 miesiące,
• logowanie zdarzeń technicznych i bezpieczeństwa,
• monitorowanie dostępności i działania infrastruktury,
• ograniczanie dostępu administracyjnego do osób uprawnionych.

20. Zautomatyzowane decyzje

JoinZone nie podejmuje decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby wobec użytkownika skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na niego wpływały.

Automatyczne sprawdzenia poprawności formularza, dostępności miejsc, statusu płatności albo warunków technicznych nie stanowią profilowania użytkownika.

21. Skarga do organu nadzorczego

Jeżeli użytkownik uważa, że jego dane są przetwarzane niezgodnie z prawem, może złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Informacje o sposobie składania skargi są dostępne na stronie Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Przed złożeniem skargi zachęcamy do kontaktu pod adresem rodo@joinzone.pl, aby umożliwić wyjaśnienie sprawy.

22. Zmiany Polityki prywatności

Polityka może zostać zmieniona w szczególności w przypadku:

• zmiany przepisów,
• dodania nowych funkcji JoinZone,
• zmiany sposobu przetwarzania danych,
• uruchomienia nowej integracji albo nowej metody płatności,
• zmiany dostawców usług,
• zmiany modelu współpracy z organizatorami.

Aktualna wersja będzie publikowana pod adresem /polityka-prywatnosci.

O istotnych zmianach użytkownicy mogą zostać poinformowani w serwisie, w panelu albo pocztą elektroniczną.

23. Kontakt

W sprawach dotyczących prywatności, konta JoinZone i realizacji praw należy pisać na: rodo@joinzone.pl.

W sprawach dotyczących konkretnego wydarzenia, szkolenia, usługi lub formularza należy kontaktować się z organizatorem wskazanym na stronie danego wydarzenia.